Classer avant d'automatiser : la GED n'invente aucun ordre

Une entreprise qui se met à chercher une gestion électronique de documents a presque toujours la même histoire derrière elle. Quelqu'un a passé une matinée à retrouver un contrat. Le contrat existait, il était sur le serveur, personne ne savait où. La conclusion tirée est qu'il faut un outil. Elle est juste, et elle arrive un cran trop tôt.

Un logiciel de GED n'invente aucun ordre. Il applique celui qu'on lui donne, vite et sans discuter. Versez-y un classement incohérent et vous obtiendrez le même désordre, servi plus rapidement, avec un abonnement en plus. Nous éditons EasyGED et nous le déployons chez des PME romandes : c'est en installant l'outil qu'on voit le mieux ce qu'il ne fera pas à votre place.

Les symptômes qui font décrocher le téléphone

Les dirigeants qui nous appellent ne décrivent pas un problème de classement. Ils décrivent des scènes, et ce sont toujours les mêmes.

• Le document qu'on ne retrouve qu'en demandant à la personne qui l'a rangé — et qui est en vacances, ou partie l'an dernier.
• Les cinq versions d'un même contrat — « final », « final2 », « final_OK » — dont aucune ne porte de date, et personne ne sait laquelle a été signée.
• La boîte mail devenue l'archive réelle de l'entreprise : la pièce jointe fait office de référence, et elle n'existe que chez son destinataire.
• Le double classement : le serveur pour la forme, le bureau de chacun pour la vraie vie, parce que le serveur est trop lent à parcourir.

Ces scènes ont une cause commune, et ce n'est pas l'absence de logiciel. C'est que personne n'a jamais écrit, noir sur blanc, où va quoi et sous quel nom. Chacun a donc inventé son ordre à lui, ce qui est la réaction la plus raisonnable possible quand aucune règle n'existe. Installer un outil par-dessus ne supprime pas ces ordres parallèles : il leur donne un nouvel endroit où coexister.

Le vrai chantier est une affaire de vocabulaire

Avant de comparer des solutions, il faut se mettre d'accord sur les mots. Ce travail relève de la direction et de ceux qui manipulent les documents tous les jours, pas de l'informatique. Trois questions suffisent à occuper la première séance.

• Comment nommez-vous les choses ? Une offre, un devis et une proposition sont-ils le même document chez vous, ou trois objets différents ? Un client s'écrit-il avec sa forme juridique, sans, ou en majuscules selon qui saisit ?
• Quelles catégories existent réellement ? Pas celles qu'on aimerait avoir dans l'organigramme : celles qui contiennent au moins un document aujourd'hui.
• Qui a le droit de voir quoi ? Les salaires, les dossiers du personnel et un contrat en cours de négociation n'ont pas la même audience que la documentation technique d'une machine.

Une convention de nommage tient en quelques lignes : la date en tête, écrite à l'envers pour que le tri alphabétique fasse le tri chronologique ; le type de document ; le tiers concerné ; la version quand il y en a. Peu importe la convention retenue, tant qu'elle est unique, écrite et suivie par tout le monde. C'est la même discipline qu'une charte graphique, et elle se défait pour les mêmes raisons : non par opposition, mais parce que chacun s'autorise une petite exception.

Un plan de classement se juge sur cinq ans

La tentation, une fois la table réunie, est de tout prévoir. On dessine un arbre à six niveaux qui couvre chaque cas imaginable. Six mois plus tard, la moitié des branches sont vides, et l'autre reçoit des documents qui auraient pu aller à deux endroits également défendables.

Un plan de classement n'est pas un inventaire, c'est un chemin. Il doit permettre à quelqu'un qui n'était pas dans la séance de savoir, du premier coup, où ranger la facture qu'il tient à la main. Deux contraintes en découlent. Il doit rester court : peu de niveaux, peu de catégories, des libellés qui ne demandent aucune interprétation. Et il doit suivre la nature des documents plutôt que l'organigramme, parce qu'un service se réorganise et change de nom, alors qu'un contrat reste un contrat aussi longtemps que vous le conservez.

Le test que nous faisons passer est simple. Prenez dix documents arrivés cette semaine et demandez à trois personnes, séparément, où elles les rangeraient. Si les trois répondent la même chose, le plan tient. Sinon, ce ne sont pas les personnes qu'il faut reprendre, c'est le plan.

Les durées de conservation : un cadre à vérifier

Le droit suisse impose de conserver certains documents commerciaux pendant une durée déterminée, et cette durée ne se devine pas. Elle dépend de la nature de la pièce, et d'autres règles s'ajoutent pour les données du personnel ou pour la TVA. Vous ne trouverez aucun chiffre ici : un délai cité de mémoire est le meilleur moyen d'en donner un faux, ou un périmé.

Le geste utile est de poser la question à votre fiduciaire avant de figer le plan de classement, parce que la réponse en change la forme. Un dossier à garder longtemps et un dossier qu'on pourra détruire vite ne se rangent pas au même endroit, si l'on veut un jour purger le second sans emporter le premier. Décidée au départ, cette séparation ne coûte rien. Rattrapée deux ans plus tard, elle se paie en reprise manuelle.

Ce que l'automatisation apporte, une fois l'ordre posé

Le vocabulaire fixé et le plan posé, l'outil devient utile, et il l'est beaucoup. Ce qu'il fait bien tient à une seule qualité : il applique une règle des milliers de fois sans se lasser, ce qu'un humain fait mal.

• La recherche dans le contenu : retrouver une pièce par ce qu'elle dit et non par son nom, y compris dans un document scanné.
• Le classement assisté : ce qui arrive se range tout seul quand la règle est reconnue, et n'attend un arbitrage humain que dans les cas ambigus.
• Une seule version qui fait foi, avec l'historique de qui a modifié quoi et quand. Le « final2 » disparaît de lui-même.
• Les droits d'accès appliqués par défaut, plutôt que tenus par une consigne orale que le nouvel arrivant n'a jamais entendue.
• Les échéances suivies sans y penser : un contrat qui arrive à terme, une signature manquante, un délai de conservation atteint.
• Une porte d'entrée unique : le courriel, le scanner et le dépôt manuel aboutissent au même endroit, sous la même règle.

Chacun de ces gains suppose que la machine sache où ranger, sous quel nom et pour qui. Ce sont vos règles, pas les siennes. C'est aussi ce qui finit par donner un domicile aux fichiers qui vivent aujourd'hui hors de tout classement : les originaux d'une séance de photographie et production vidéo, les déclinaisons d'un logo, les contrats des prestataires. Ces fichiers-là ne sont pas comptables, donc personne ne les range — et ce sont pourtant ceux qu'on redemande le plus souvent.

L'erreur de tout verser en bloc

Reste l'étape où beaucoup de projets se cassent. L'existant est là : des années de dossiers superposés, des fichiers dont plus personne ne connaît l'origine. La tentation est de tout basculer d'un coup, un vendredi soir, pour ne plus y penser.

C'est reproduire l'ancien désordre à l'intérieur du nouvel outil, avec en prime la conviction d'avoir réglé le problème. Un an plus tard, on cherche toujours, mais dans une interface plus agréable. La reprise se fait par couches, et dans cet ordre.

• Le flux courant d'abord : tout ce qui arrive à partir de la bascule entre dans le nouveau plan, sans exception et sans dérogation « juste pour cette fois ».
• Les dossiers vivants ensuite, ceux qu'on ouvre encore : repris à la main, renommés, et c'est là qu'on découvre ce que le plan n'avait pas prévu.
• L'archive en dernier, si elle le mérite : conservée telle quelle dans un espace à part, marquée comme historique, ressortie au cas par cas.
• Ce qui n'a plus de raison d'être n'est pas repris du tout, dans le respect des durées de conservation que vous aurez vérifiées : le tri fait partie du déménagement.

Un déménagement de bureau se conduit ainsi : on installe d'abord ce dont on se sert tous les jours, on trie les armoires ensuite, et on ne charge pas la benne dans le camion.

Par où nous commençons

Sur ce type de mandat, notre première séance ne parle pas de logiciel. Nous prenons dix documents récents, nous demandons à chacun où ils devraient se trouver, et l'écart entre les réponses donne la mesure du travail. Viennent ensuite le plan, la convention de nommage, les droits d'accès. L'installation est la partie facile, et c'est la dernière.

Un point encore, qui décide souvent du sort du projet : une base documentaire a besoin d'un responsable interne. Quelqu'un qui tranche lorsqu'un document ne rentre dans aucune case, qui ouvre les droits d'un nouvel arrivant, qui dit non quand on veut créer une dixième catégorie. Nous avons décrit ailleurs ce qui arrive à un site que plus personne ne sait modifier ; une GED sans propriétaire finit de la même façon, en plus grave, parce que ce qu'elle contient ne se reconstruit pas.

Le classement, lui, ne s'achète pas. Il se décide, il s'écrit, et il tient parce que quelqu'un le fait tenir. L'outil vient après, et il vaut alors ce qu'il coûte. Si vous en êtes là, Alpine Solutions est la maison du groupe qui édite EasyGED, déploie les outils métier et forme les équipes à la cybersécurité : l'état des lieux se fait en une séance, et il vous dira surtout de quoi vous n'avez pas besoin.